Datenschutzhinweise zur Mitgliedschaft im WHB
Datenverarbeitende Stelle
Westfälischer Heimatbund e. V. (WHB)
Kaiser-Wilhelm-Ring 3
48145 Münster
Telefon: 0251 203810-0
Telefax: 0251 203810-29
E-Mail: whb[at]whb.nrw
Datenschutzbeauftragter
Datenschutzbeauftragter
LWL-Hauptverwaltung
Karlstr. 11, 48133 Münster
Telefon: 0251 591- 3336
Telefax: 0251 591-713336
E-Mail: whb-datenschutz[at]lwl.org
Zweck der Datenverarbeitung / Datenherkunft
Der WHB verarbeitet zur Erfüllung seiner satzungsmäßigen Aufgaben personenbezogene Daten, die er im Rahmen Ihrer Mitgliedschaft von Ihnen erhält (z.B. durch den Aufnahmeantrag). Zudem verarbeitet er personenbezogene Daten, die er zulässigerweise von Dritten erhalten hat (z.B. Kontaktdaten natürlicher Personen, die von Mitgliedsvereinen angegeben werden).
Erforderlichkeit der Datenbereitstellung
Im Rahmen der Mitgliedschaft im WHB müssen Sie nur Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung der Mitgliedschaft erforderlich sind. Ohne diese Daten wird der WHB in der Regel die Mitgliedschaft ablehnen müssen oder eine bestehende Mitgliedschaft nicht mehr durchführen können und ggf. beenden müssen. Die Angabe darüberhinausgehender personenbezogener Daten ist freiwillig.
Kategorien verarbeiteter Daten / Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
- Zum Zweck der Mitgliederverwaltung werden Nachname, Vorname, Anschrift, Geburtsdatum, Datum des Vereinseintritts, Bankverbindung der Mitglieder verarbeitet. Des Weiteren werden von den Mitgliedsvereinen übermittelte Kontaktdaten, Name, Adresse, E-Mail-Adresse von Ansprechpersonen/ Vorständen verarbeitet. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO (Mitgliedsvertrag/Satzung).
- Zum Zweck der Mitgliederinformation/Kommunikation werden die angegebene E-Mail-Adresse und Telefon-Nummer der Mitglieder oder die von Mitgliedsvereinen angegebenen Kontaktdaten und weiteren E-Mail-Adressen verarbeitet. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO (berechtigtes Interesse des WHB).
- Zum Zweck der Kommunikation werden Nachname, Vorname, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefon-Nummer und Funktion der Mitglieder der Heimatvereine, der Einzelmitglieder, der Organe des WHB (Vorstand, Verwaltungsrat, Kuratorium), der Foren und Arbeitskreise, des Rottendorf-Ausschusses, der Heimatgebietsleiter/-innen, Kreisheimatpfleger/-innen, Stadtheimatpfleger/-innen, Ortsheimatpfleger/-innen, der Ortschronisten/-innen sowie von Kooperationspartnern verarbeitet. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO (Mitgliedsvertrag/Satzung)
- Zum Zweck der Kommunikation werden Nachname, Vorname, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefon-Nummer und Datum des Tätigkeitsbeginns der ehrenamtlichen Wegezeichner/-innen verarbeitet. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO (berechtigtes Interesse). Sofern die Auszahlung einer Aufwandsentschädigung erfolgt, wird die Bankverbindung verarbeitet. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO (Einwilligung).
- Zum Zwecke der Außendarstellung und der Kommunikation werden Kontaktdaten der Heimatgebietsleiter/-innen, Kreis-, Stadt- und Ortsheimatpfleger/-innen sowie von Verantwortlichen der Mitgliedsvereine in einem Portal auf der Internetseite des Westfälischen Heimatbundes e. V. präsentiert und z. T. mit den Internetseiten verlinkt. Die Eintragungen, die in unserem WHB-Heimatnetzwerk vorgenommen werden, werden auf den Seiten des LWL-Kulturatlas Westfalen übernommen. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit a) DS-GVO (Einwilligung).
- Der WHB hat ein berechtigtes Interesse gemäß i.S.d. Art. 6 Abs. 1 lit. f) Fotos der Mitglieder/von Veranstaltungen auf der Vereinswebseite, im Newsletter, im WHB-Blog, in der Verbandszeitschrift und weiteren Publikationen des WHB zu veröffentlichen, dies gilt auch für Pressemitteilungen.
- Dem WHB freiwillig zugesandte Publikationen zur Landeskunde Westfalens können auf der Internetseite des WHB veröffentlicht werden. Hierbei werden Kontaktdaten (Name des Herausgebers, der Schriftleitung bzw. der Redaktion, Adresse, ggf. E-Mail, ggf. Telefonnummer) veröffentlicht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO (berechtigtes Interesse).
Speicherdauer oder Kriterien für die Festlegung der Dauer
Die personenbezogenen Daten werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt, frühestens mit Beendigung des Mitgliedsverhältnisses. Eine Speicherung kann darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen der Verantwortliche unterliegt, vorgesehen wurde. Die für die Mitgliederverwaltung notwendigen Daten werden für die Dauer der Vereinsmitgliedschaft gespeichert und max. 3 Monate nach Beendigung der Vereinsmitgliedschaft gelöscht. Die für die Beitragsverwaltung notwendigen Daten werden nach 10 Jahren gelöscht. Die für die Verwaltung notwendigen personenbezogenen Daten der ehrenamtlichen Wegezeichner/-innen werden max. 24 Monate nach Beendigung der Tätigkeit gelöscht.
Empfängerkategorien
- Der WHB übermittelt einen Teil der Adressdaten seiner Mitglieder an einen Auftragsverarbeiter (Druckerei) zum postalischen Versand der Verbandszeitschrift und an einen Auftragsverarbeiter (Druckerei) für den Druck von Mitgliederinformationsschreiben.
- Der WHB übermittelt den Vereinsnamen und die Kontaktdaten der Mitgliedsvereine im Rahmen der Vertragshilfe an die GEMA. Hiervon können auch Kontaktdaten natürlicher Personen erfasst sein. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO (berechtigtes Interesse).
- Die Eintragungen von Heimatvereinen und Heimatpflegern/-innen, die in unserem WHB-Heimatnetzwerk vorgenommen werden, werden auf den Seiten des LWL-Kulturatlas Westfalen übernommen.
- Der WHB übermittelt die angegebenen Kontaktdaten an den LWL, damit dieser die Daten u.a. in das WHB-Heimatnetzwerk und den LWL-Kulturatlas einpflegen kann.
Es besteht keine Absicht, Ihre personenbezogenen Daten an einen Empfänger in einem Drittland oder eine internationale Organisation zu übermitteln.
Ihre Rechte als betroffene Person
Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DS-GVO). Werden Ihre Daten auf Grund einer Einwilligung verarbeitet, so haben Sie das Recht, diese Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DS-GVO). Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 DS-GVO). Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DS-GVO).
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an den Auftraggeber.
Bei datenschutzrechtlichen Beschwerden können Sie sich an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden.
